ELENA: Arbeitgeber ab 01.01.2010 zur elektronischen Übermittlung von Entgeltabrechnungen verpflichtet
Durch das ELENA-Verfahrensgesetz (Elektronischer-Entgelt-Nachweis) müssen alle Arbeitgeber ab dem 01.01.2010 für jeden Beschäftigten monatlich mit der Entgeltabrechnung eine Meldung an die Zentrale Speicherstelle der Sozialversicherungsträger abgeben. Dies gilt auch für Monate, in denen Entgelt nicht gezahlt wird, das Arbeits- oder Dienstverhältnis aber weiter besteht.
Das ELENA-Verfahren wurde eingeführt, damit die Behörden auf diesen Datenbestand zugreifen können. Damit sollen viele Formulare – insbesondere aus dem Bereich der Arbeitsagenturen – entfallen. Neben der Entlastung der Lohnbüros, soll weiterhin gewährleistet werden, dass unvollständig ausgefüllte Formulare und Leistungsanträge nicht mehr falschen Leistungen führen kann.
Noch mehr Daten erforderlich
Für das Lohnbüro (bzw. den Steuerberater) bedeutet dies, dass die im Abrechnungsprogramm benötigten Stammdaten um viele Informationen erweitert werden müssen. Bisher war z.B. die genaue Angabe der wöchentlichen Arbeitszeit zur Lohnabrechnung nicht erforderlich. Neuerdings müssen diese Daten nun ebenfalls monatlich gemeldet werden. Ich werde mich in den nächsten Tagen bei Ihnen melden und die noch erforderlichen Daten bei Ihnen anfordern. Die Daten werden in einer zentralen Sammelstelle in Würzburg verschlüsselt gespeichert.
Datenzugriff nur mit Signaturkarte
Der Datenzugriff soll dann ab 2012 nur nach Freigabe des Antragstellers mittels einer qualifiziert signierten, elektronischen Signaturkarte möglich sein. Bisher ist aber noch nicht geklärt, wie diese Signaturkarte aussehen soll bzw. wer diese erstellt.
Papierformulare werden ersetzt
In den kommenden 2 Jahren sollen erst einmal folgende Formulare entfallen und durch den elektronischen Datenzugriff abgelöst werden:
- Arbeitsbescheinigung
- Nebeneinkommensbescheinigung
- Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 Abs. 3 des SGB III
- Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag
- Einkommensnachweis zum Elterngeld
Hinweispflicht des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten auf der Entgeltbescheinigung darauf hinzuweisen, dass Daten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermittelt wurden und dass sein Auskunftsrecht gegenüber der ZSS besteht. In welcher Form dies geschieht, bleibt dem Arbeitgeber überlassen.
Folgender Text erfüllt die gesetzlichen Mindestanforderungen: „Wir sind seit 01.01.2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. ELENA regelt, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachweisen, wenn sie Sozialleistungen beantragen.“
Veröffentlicht in Einkommen-/Lohnsteuer, Sozialversicherung
13. Januar 2010 um 10:51 Uhr
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat auf die Kritik von Datenschützern am neuen Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) reagiert und Verbesserungen angekündigt. So müssen Streikzeiten nicht mehr gemeldet werden. Daneben soll der ELENA-Beirat, dem auch der Bundesbeauftragte für Datenschutz und Arbeitnehmervertreter angehören, zeitnah alle zu erhebenden Daten auf ihre Notwendigkeit hin überprüfen. Ferner sollen Arbeitnehmervertreter ein im SGB IV verbrieftes Anhörungsrecht erhalten, wenn über den Inhalt der zu erhebenden Daten entschieden wird.
Kritik am ELENA-Verfahren
Das seit dem 01.01.2010 anzuwendende ELENA-Verfahren ist sowohl bei Datenschützern und Gewerkschaften als auch bei Arbeitgebern auf Kritik gestoßen. Diese richtet sich dagegen, dass ursprünglich auch Daten über die Teilnahme an Streiks gesammelt werden sollten und weiterhin die Angabe von Daten über die Gründe für verhaltensbedingte Kündigungen und Abmahnungen vorgesehen ist. Von Arbeitgeberseite wurde kritisiert, dass zunächst einmal nur ein Teil der auszustellenden Bescheinigungen durch das elektronische Verfahren ersetzt werden soll.
Der Hintergrund:
Das zum 01.01.2010 gestartete Elektronische Entgeltnachweisverfahren (ELENA) soll ab 2012 die Ausstellung von Papierbescheinigungen durch die Arbeitgeber überflüssig machen. Das gilt zunächst nur für fünf Bescheinigungen, die für die Beantragung von drei Sozialleistungen (Elterngeld, Wohngeld und Arbeitslosengeld I) erforderlich sind. Diese machen allerdings 80 % aller Bescheinigungen aus. Das Verfahren sieht vor, dass Arbeitgeber bestimmte Entgeltdaten ihrer Arbeitnehmer an eine zentrale Datenstelle bei der Rentenversicherung übermitteln.
Quelle: BMAS PM vom 05.01.2010
20. April 2010 um 06:10 Uhr
Toller Blog. Weiter so!